Agentes de IA para el trabajo administrativo
AI Flock Administración es la versión de AI Flock para asesorías, departamentos de administración y administraciones públicas. Sus agentes contestan las dudas de los clientes y preparan los escritos a Hacienda. Revisan contratos y expedientes con la normativa, los convenios o las bases, y una persona del equipo revisa el resultado y decide.
0412, 27-10-2026
- Ley del IVA, artículo 95Comprobando…
- Consultas vinculantes de la DGT
- Respuesta al cliente
Ejemplos con datos ficticios. El agente prepara; una persona del equipo lo revisa y lo valida.
¿Asesoría o administración pública?
La bandeja del lunes, repartida
- Lunes a las nueve, la bandeja de la asesoría: correos de clientes, facturas, contratos y un requerimiento de Hacienda.
- Cuatro agentes se la reparten según lo que pide cada documento: fiscal, laboral, contratos o escritos.
- Cada respuesta queda preparada en borradores, y el asesor la revisa y decide antes de que salga.
El lunes de una asesoría, en minuto y medio
Las dudas de los clientes y un requerimiento de Hacienda, repartidos entre cuatro agentes. El asesor revisa y firma.
Las preguntas de los clientes llegan todo el día, y cada una pide buscar su caso.
Las dudas de los clientes, contestadas con su documentación
Cuando se le pide, el agente lee las consultas que han llegado al correo y las separa por área. Busca la respuesta en la documentación de ese cliente, en su convenio o en la doctrina de Hacienda.
Cada respuesta se queda en borradores de Outlook. El asesor la revisa, la ajusta si hace falta y la envía desde su cuenta.
Bandeja de entrada de la asesoría, ejemplo
- ¿Me puedo deducir el IVA de la furgoneta?Un cliente autónomoFiscalBorrador listo
- ¿Cuántos días de permiso tiene una trabajadora por la operación de su padre?Un taller de reparaciónLaboralBorrador listo
- Os mando el contrato del nuevo comercial para que lo reviséisUna distribuidoraContratosRevisado, con un cambio
Una duda con impuestos, con la doctrina enlazada para comprobarla
El agente busca consultas vinculantes de la Dirección General de Tributos sobre el caso. Junto a cada criterio deja el enlace a la consulta y el artículo de la ley, para que el asesor lo compruebe antes de responder.
Consulta de un cliente, ejemplo
Un autónomo usa la furgoneta también los fines de semana. ¿Cuánto IVA de la compra puede deducirse?
Del requerimiento de Hacienda al escrito, listo para firmar
Se sube el requerimiento o la propuesta de liquidación. El agente lista lo que pide Hacienda y busca en la carpeta del cliente la documentación que lo responde. Después redacta el escrito en Word, con los artículos que lo apoyan.
Sirve también para las alegaciones a una propuesta de liquidación o para un recurso de reposición. Lo revisa, lo firma y lo presenta el asesor.
Requerimiento de la Agencia Tributaria, ejemplo
Requerimiento de información sobre el IVA del tercer trimestre
- Libro registro de facturas recibidasEn la carpeta
- Facturas de los cinco mayores proveedoresEn la carpeta
- Contrato de alquiler del localPedirlo al cliente
Cada contrato se revisa con el convenio de su cliente antes de la firma.
Contratos y consultas laborales, con el convenio de cada cliente
Cada cliente tiene su colección con su convenio colectivo y sus contratos. El agente revisa un contrato antes de la firma y contesta las consultas laborales citando el artículo que aplica.
Lo mercantil y lo procesal se trabajan con AI Flock Legal, la versión para despachos.
Contrato de trabajo de un cliente, ejemplo
- Categoría profesionalCoincide con el convenio
- Salario baseIgual o superior a las tablas
- Jornada semanalCorrecta
- Periodo de prueba de seis mesesSupera el del convenio
En un expediente, el criterio lo tiene quien lo tramita.
Tramitación de expedientes, del requisito a la propuesta de resolución
El agente lee la solicitud del ciudadano y la documentación que aporta, también escaneada, y verifica cada requisito de las bases reguladoras: si se cumple, si no se cumple y en qué grado. Indica si hay que pedir subsanación o dar trámite de alegaciones, y prepara el informe y la propuesta de resolución.
- 1SolicitudLa documentación que aporta el ciudadano, también escaneada
- 2Requisitos de las basesCumple, no cumple o en qué grado, requisito por requisito
- 3Subsanación o alegacionesLo que falta y el borrador del requerimiento
- 4Informe y propuesta de resoluciónMotivada, con la regla de las bases y el documento que la sustenta
- 5Revisa y firma el tramitadorQuien firma decide y responde del contenido
Solicitud de ayuda, ventanilla abierta, ejemplo
- Memoria del proyectoCumple
- Presupuesto desglosado por partidasCumple
- Certificado de la Seguridad SocialCumple
- Certificado de estar al corriente con HaciendaNo aportado
- Cada propuesta, motivada. Indica la regla de las bases que aplica y el documento en que se apoya, para que la evidencia pueda quedar en el expediente.
- Diseñado con quien tramita. El criterio con el que hoy se resuelve lo tiene la persona que lleva el procedimiento, y se traslada a las instrucciones del agente.
- Mejor con volumen. Encaja en procedimientos de ventanilla abierta, con muchas solicitudes parecidas que se resuelven según van llegando.
- También en contratación. Cruza las ofertas con los requisitos del pliego y prepara el cuadro comparativo para la mesa.
Los datos de los clientes se quedan en la Unión Europea
Una asesoría trabaja con datos de cientos de clientes y una administración, con los de los ciudadanos. La forma de trabajar de los agentes parte de ahí.
- Dónde estánLa aplicación está en Helsinki y la base de datos y los ficheros, en Falkenstein, en Alemania. La búsqueda web, que sale de la UE, solo envía la consulta.
- Qué no se hace con ellosLos documentos no entrenan ningún modelo. Los agentes aprenden de las instrucciones y de las correcciones del equipo.
- Quién decideLas respuestas se quedan en borradores de Outlook y el plan se confirma antes de ejecutarse. Cada paso queda registrado en la pantalla de ejecuciones.
- Qué se firma antesUn acuerdo de encargo del tratamiento antes de incorporar documentación con datos personales. Diseñado para las obligaciones del Reglamento Europeo de IA.
Se empieza con los documentos de una semana
Un cliente, un proceso y los documentos de una semana: con eso se ve si los agentes ahorran trabajo de verdad. En una asesoría, mejor fuera de los picos fiscales.
Probarlo por su cuenta
Se crea el equipo de agentes en la plataforma y se prueba con documentos propios. Los planes están más abajo.
Crea tu equipo de agentesQue lo dejemos funcionando
Para una asesoría o un departamento entero hacemos un diagnóstico y dejamos los agentes funcionando con sus procesos y sus criterios.
Cuéntanos un trámite · 30 minCon lo que ya se usa. Hoy trabaja con Microsoft 365 (Outlook, SharePoint y OneDrive) y con los Excel y CSV que exporta cada programa contable o de gestión. Muy pronto, con conectores directos a esos programas.
No sustituye al programa contable ni al de nóminas.
No presenta impuestos ni resuelve expedientes.
No atiende al cliente ni al ciudadano, porque ese trato sigue siendo del equipo.
Lo ponemos en marcha con un trámite vuestro
Cargamos la documentación.
Subimos a una colección los convenios, contratos y documentos de un cliente, o las bases y la normativa de un procedimiento.
Ajustamos los agentes.
Les damos los criterios de la asesoría o del órgano que tramita y su forma de redactar respuestas y escritos.
Lo probamos con una semana.
Los agentes preparan las dudas y los escritos de una semana real y corregimos juntos lo que no salga como lo haríais.
Precios transparentes, resultados reales.
Elige el plan que encaja con tus procesos. Empieza pequeño, escala cuando veas resultados.
Starter
Para equipos que empiezan con automatización IA
Pro
Para empresas que automatizan procesos reales
Business
Para equipos con procesos complejos
Custom
Para organizaciones con necesidades específicas
Developers / Platform
Construye sobre el AI Flock Engine.
Cada usuario adicional cuesta 40 € al mes. Todos los precios, sin IVA. Todos los detalles, en la página de precios.
Preguntas frecuentes
¿Sustituye al programa contable o al de nóminas?
No. AI Flock trabaja junto al programa que ya usa la asesoría o la empresa: lee los documentos y los Excel que exporta, contesta dudas y prepara escritos y borradores. Lo que se registra o se presenta lo decide y lo hace el asesor. Muy pronto habrá conectores directos con los programas contables y de gestión, para no tener que exportar nada.
¿Qué pasa con los datos de los clientes?
Se alojan en la Unión Europea: la aplicación en Helsinki y la base de datos y los ficheros en Falkenstein, en Alemania. Los documentos no entrenan ningún modelo. Antes de incorporar documentación con datos personales se firma el acuerdo de encargo del tratamiento. La búsqueda web sale de la UE y solo envía la consulta; el resto de servicios fuera del Espacio Económico Europeo está acotado en el registro de subencargados.
¿Presenta los escritos ante Hacienda?
No. El agente prepara el borrador del escrito en Word, con la documentación y los artículos que lo apoyan, y anota el plazo en el calendario. Lo revisa, lo firma y lo presenta el asesor desde la sede electrónica, con su certificado. Así queda claro quién responde de cada escrito, y el cliente sigue tratando con su asesor de siempre.
¿Los agentes envían algo por su cuenta?
No. Las respuestas a clientes y proveedores se quedan en borradores de Outlook y las envía una persona después de revisarlas. Cuando un trabajo encadena varios agentes, el plan se confirma antes de ejecutarse y cada paso queda registrado en la pantalla de ejecuciones, con lo que ha hecho cada agente.
¿Sirve para una administración pública?
Sí, para la tramitación de expedientes: verificar los requisitos de las bases reguladoras, preparar la subsanación o el trámite de alegaciones, y redactar el informe y la propuesta de resolución motivada. La resolución y la firma corresponden al tramitador. Hoy los documentos se suben a AI Flock: no se conecta con la plataforma de tramitación de cada administración.
¿Cuándo conviene empezar en una asesoría?
Fuera de los picos fiscales. Noviembre y el final del año suelen ser buenos momentos; enero, abril, julio y octubre, no. Se empieza con un cliente, un proceso, por ejemplo sus dudas fiscales y laborales, y los documentos de una semana. Se amplía cuando el equipo lo ha visto funcionar con sus propios casos.
¿Hace falta saber programar o saber de IA?
No. Los agentes se configuran con instrucciones en lenguaje normal, y en la puesta en marcha los dejamos funcionando con los documentos y los criterios de la asesoría o del departamento. Cuando un agente se equivoca, se corrige una vez y la corrección se queda en sus instrucciones para la próxima vez.
El tiempo que se libera vuelve al trato con el cliente.
¿Lo probamos con los documentos de una semana?
Treinta minutos para ver un trámite de la asesoría, del departamento o de la administración, y cómo lo prepararía su equipo de agentes.