Del correo del cliente a la propuesta, con agentes de IA que trabajan en tu HubSpot.
AI Flock Ventas es la versión de AI Flock para equipos comerciales con HubSpot y Microsoft 365. Le pides las cosas como a un compañero y sus agentes contestan al cliente, actualizan HubSpot y preparan la propuesta con tu catálogo.
El lunes a las 9:12 te escribe Ana Prieto: quiere una propuesta para automatizar sus pedidos.
Hoy, una oferta tarda cinco días en salir.
Buscas la empresa, cruzas el CRM, montas la propuesta a partir de la última y, cuando por fin la envías, el cliente ya tiene otra encima de la mesa. Un chat de IA te ayuda con una tarea suelta, pero no conoce tu CRM ni tu tarifa.
El mismo correo, esta vez con tu equipo de agentes.
Cada uno hace su parte y lo que sale de la empresa lo decides tú.
- GL
Entra el lead
Le pides que mire lo que ha entrado esta mañana. Separa los posibles clientes de los proveedores, crea el negocio en HubSpot y te deja la respuesta en borradores. Prueba con cualquiera de los tres correos.
Gestor de leads · Outlook y HubSpot
En HubSpotLogística Duero · Gestión de pedidos, negocio nuevo en LeadEn tus borradoresHola, Ana: gracias por escribirnos. ¿Qué ERP usáis y cuántos pedidos movéis al día? ¿Te viene bien una llamada el jueves a las 10:00? - IE
Quién es
Lee la web de Logística Duero y sus últimas noticias, y te deja una ficha de la cuenta con el enlace a cada fuente para que la compruebes.
Investigador de empresas · búsqueda web
Operador logístico de Valladolid: tres almacenes y unos 140 empleados. Abrió un almacén nuevo en septiembre.FuentesWeb de la empresa · nota de prensa (sept.) - AC
Qué hay en HubSpot
Abre el negocio en HubSpot y te resume en qué etapa está, qué habéis hablado con ese cliente y qué propuestas le habéis enviado antes.
Analista de CRM · HubSpot
Etapa Cualificado Última reunión 9 de octubre Historial Dos propuestas a clientes del sector - GP
Qué le ofreces
Busca en tu catálogo y en tu tarifa lo que encaja con lo que pide Ana, y cita la página exacta de donde saca cada precio.
Gestor de producto · tu catálogo y tarifas
Módulo de pedidos 9.600 € Conector con su ERP 4.800 € Implantación, 3 almacenes 4.200 € Total sin IVA 18.600 € - RP
La propuesta
Monta la propuesta en Word con vuestro modelo de siempre y te la deja adjunta a un borrador de Outlook, lista para que la revises.
Redactor de propuestas · Word y Outlook
Propuesta para la gestión de pedidosHola, Ana: como quedamos, te envío la propuesta para automatizar la gestión de pedidos…
AdjuntoPropuesta_Logistica_Duero.docx
Se lo pides por escrito, como se lo pedirías a un compañero de tu equipo.
Del primer correo a la propuesta y el seguimiento.
Lo que has visto con la propuesta de Ana sirve para el resto del proceso comercial: atender al cliente, hacer el seguimiento, recuperar clientes o formar al comercial que acaba de llegar.
- Siguiendo al cliente
- GP
Atención al cliente
Cuando un cliente pregunta algo técnico, el agente busca la respuesta en la ficha correcta y te deja el correo en borradores con la página citada.
Gestor de producto · Outlook
Pregunta del cliente¿Podemos exportar los pedidos del día a Excel?En tus borradoresHola, Ana: sí, desde el panel de pedidos, con un clic por almacén. Manual de usuario, pág. 12. - IEGP
Propuestas y venta consultiva
Un agente estudia las tendencias del sector del cliente y otro busca en tu catálogo las referencias que encajan, con su ficha y sus certificaciones.
Analista de mercado y Gestor de producto · búsqueda web y tu catálogo
Tendencias del sectorMás pedidos por canal digital y entregas en 24 horas [fuente enlazada]Lo que le ofrecesMódulo de pedidos y conector con su ERP · ficha técnica, pág. 2Plan de acciónAlmacén nuevo primero; los otros dos, en el segundo mes - DCRP
Seguimiento
Cada lunes lanzas el plan de seguimiento con un mensaje: saca de HubSpot los negocios parados y te prepara un borrador para cada cliente.
Director comercial y Redactor · HubSpot y Outlook
Transportes Cid 15 días sin actividad borrador Almacenes Norte 11 días sin actividad borrador Se lanza con«Lanza el seguimiento de clientes» · completada, riesgo N1 en Ejecuciones - ACGP
Venta cruzada y adicional
Revisa en HubSpot los negocios por etapa y propone, negocio a negocio, qué más ofrecer y qué hacer en los próximos 30 días.
Analista de CRM y Gestor de producto · HubSpot y tu catálogo
Con datos de prueba. - ACIE
Recuperación de clientes
Busca los clientes que llevan meses sin actividad, mira qué les ofreciste y qué ha cambiado en su empresa, y te deja un borrador para retomar el contacto.
Analista de CRM e Investigador · HubSpot y web
Frío Castilla 7 meses Última oferta: módulo de almacén Puerto Seco 9 meses Propuesta sin respuesta Qué ha cambiadoFrío Castilla abre un almacén en Burgos (su web)En tus borradoresHola, Pedro: hemos visto lo de Burgos… - En todo el proceso
- AC
Reporting
Después de una llamada o una reunión le cuentas lo que ha pasado y lo apunta en el negocio de HubSpot.
Analista de CRM · HubSpot
TúApunta en Logística Duero que empezamos por el almacén nuevo y que Ana quiere la oferta antes del 20.Analista de CRMNota añadida al negocio y tarea «Oferta revisada» para el día 18. - GP
Formación del comercial
El comercial que acaba de llegar le pregunta al agente de producto y le contesta citando la ficha.
Gestor de producto · tu catálogo
Pregunta¿El conector con su ERP funciona con Sage 200?Gestor de productoSí, con Sage 200 y con SAP Business One. Ficha técnica del conector, pág. 2. - RP
Comunicación en su idioma
Redacta la novedad, el cambio de tarifa o la propuesta en el idioma de cada cliente, con tu catálogo, y lo deja todo en borradores.
Redactor de propuestas · HubSpot y Outlook
Bonjour Madame Laurent, comme convenu, vous trouverez ci-joint notre proposition pour la gestion des commandes de vos trois entrepôts…AdjuntoProposition_Logistique_Laurent.docx - GP
Procesos internos
Comprueba que una ficha de producto dice lo mismo en la ficha técnica, la tarifa y la web.
Gestor de producto · tu biblioteca de documentos
Dato Ficha técnica Web Pedidos por minuto 2.000 1.500 ERP compatibles Sage 200, SAP B1 Sage 200, SAP B1 Para revisarUna diferencia entre la ficha y la web
Para dirección comercial: cómo va cada comercial y dónde está la oportunidad.
Se lo preguntas al agente Director comercial o lo lanzas como plan cada lunes. Lee los negocios y la actividad del equipo en HubSpot, te prepara el Excel y te propone qué hacer con la cartera.
Tú¿Cómo va el equipo esta semana y dónde están las oportunidades de la cartera?
| Comercial | Negocios abiertos | Previsión ponderada | Actividad, 7 días | Parados más de 10 días |
|---|---|---|---|---|
| Lucía Marín | 14 | 61.000 € | 23 | 1 |
| Pablo Ortega | 9 | 38.500 € | 8 | 4 |
| Elena Ruiz | 11 | 42.500 € | 17 | 2 |
Recomendaciones para tu cartera
- Transportes Cid: ofrecerle el conector con su ERP; lleva un año con el módulo de pedidos.
- Frío Castilla: siete meses sin actividad y abre un almacén en Burgos. Retomar el contacto este mes.
- Pablo Ortega tiene cuatro negocios parados: revisarlos juntos en la reunión del lunes.
Caso de ejemplo con datos ficticios
Tu equipo de agentes, a tu medida.
Empiezas con siete agentes entrenados con tu catálogo y tus propuestas, y los ajustamos a vuestra forma de vender. Lo que se repite cada semana se automatiza en un plan de trabajo que lanzas con un mensaje.
«Lanza el seguimiento de clientes»
Te lo deja preparado y lo envías tú.
- Las respuestas se quedan en tus borradores de Outlook.La aplicación no tiene permiso para enviar correos: los revisas y los envías tú.
- En HubSpot solo escribe lo que le pides.Cada petición crea una nota, un negocio o una tarea, y sabes cuál.
- Cada paso queda registrado en Ejecuciones.Ves qué agente hizo cada cosa y con qué resultado.
Te lo dejamos funcionando con un negocio tuyo.
Conectamos HubSpot y Outlook.
Generamos contigo la clave de acceso de HubSpot y conectamos tu cuenta de Microsoft 365. Los conectores con Dynamics 365, Pipedrive y Zoho llegan próximamente.
Cargamos tu catálogo.
Subimos tus tarifas, tus fichas de producto y algunas propuestas ya enviadas para que los agentes trabajen con ellas.
Lo probamos con un negocio de esta semana.
Los agentes preparan la propuesta de un negocio vuestro y corregimos juntos lo que no salga como lo haríais vosotros.
Estos son los precios de lanzamiento. Cada usuario adicional cuesta 40 € al mes.
| Starter | Pro | Business | A medida | |
|---|---|---|---|---|
| al mes | 20 € | 100 € | 469 € | Hablamos |
| usuarios | 1 | 1 | 5 | Los que necesites |
| HubSpot | No incluido | Lo conectamos contigo | Lo conectamos contigo | Lo conectamos contigo |
| puesta en marcha | Por tu cuenta | Con un negocio tuyo | Dedicada | A medida |
| Prueba gratuita | Cuéntanos tu proceso | Cuéntanos tu proceso | Hablamos |
Dónde están tus datos. La aplicación, en Finlandia; la base de datos y los documentos, en Alemania; el modelo de IA, en la Unión Europea. La búsqueda web y la conexión con HubSpot usan proveedores de fuera de la UE, recogidos en la lista de subencargados.
Lo que nos preguntan.
¿Funciona con otro CRM que no sea HubSpot?
Hoy los agentes trabajan con HubSpot: leen los negocios, los contactos y el historial, y escriben notas, negocios y tareas cuando se lo pides. Próximamente llegarán los conectores con Microsoft Dynamics 365, Pipedrive y Zoho CRM. Si usáis uno de ellos, cuéntanoslo en la reunión de treinta minutos y vemos qué parte del proceso podéis montar ya con Outlook y vuestro catálogo.
¿Envía correos a mis clientes?
No. La aplicación no tiene permiso para enviar correos. El agente redacta la respuesta o la propuesta y la deja en tus borradores de Outlook, con el adjunto si lo lleva. Tú la abres, cambias lo que haga falta y la envías desde tu cuenta, como cualquier otro correo. En Ejecuciones queda registrado qué agente preparó cada borrador.
¿Y si trabajamos con Gmail?
Hoy AI Flock Ventas trabaja con Microsoft 365: Outlook para el correo, el calendario y To Do para las tareas. La conexión con Gmail y Google Calendar llegará próximamente. Si vuestro equipo trabaja con Google, cuéntanoslo en la reunión y vemos qué parte del proceso podéis empezar a usar ya con vuestro catálogo y vuestras propuestas.
¿Escucha mis llamadas?
No. Los agentes no escuchan llamadas ni entran en tus reuniones. Si grabas la reunión con tu herramienta de siempre, le pasas la transcripción y el agente prepara el acta, apunta la nota en el negocio de HubSpot y crea la tarea de seguimiento con su fecha. Lo que escribe en HubSpot es exactamente lo que le has pedido en ese mensaje.
¿Entrena con mis datos?
No. Cuando decimos que los agentes están entrenados por tu equipo hablamos de sus instrucciones: aprenden de cómo les pides las cosas y de las correcciones que les haces, y cada corrección se queda para la próxima vez. Tus documentos, tus correos y tus datos de HubSpot no se usan para entrenar ningún modelo de IA.
¿Puedo probarlo sin HubSpot?
Sí. La prueba gratuita arranca con tu correo de Microsoft 365 y tu catálogo, así que desde el primer día ves cómo contesta a un cliente y cómo prepara una propuesta. HubSpot lo conectamos contigo en la puesta en marcha, porque hay que generar una clave de acceso de vuestra cuenta y decidir qué datos van a consultar los agentes.
Cuéntanos tu proceso comercial.
En treinta minutos te enseñamos cómo lo harían tus agentes.
AI Flock Ventas lo ha diseñado el equipo de Joaquín Peña Siles, doctor en sistemas multiagente y profesor de la Universidad de Sevilla. Conoce al equipo.