Conocimiento, tus documentos al servicio de tus agentes

Una colección es un conjunto de documentos que Flock prepara para que un agente pueda buscar dentro de ellos y decirte de dónde sale cada dato. Puedes tener varias: por cliente, por proyecto, por normativa. Cuando preguntas a un agente con una colección enlazada, busca en ella los fragmentos relevantes y responde a partir de ellos.

Hay dos orígenes posibles:

• Archivos que subes a un agente. Forman la colección propia de ese agente y no se comparten con otros.
• Carpetas de SharePoint. Una colección de SharePoint puede estar enlazada a varios de tus agentes a la vez, sin duplicar nada: se procesa una vez y la aprovechan todos.

Ver tus colecciones

• Todas: en la barra lateral, «Colecciones» abre «Colecciones de Conocimiento», con buscador y los filtros «Filtrar por rol» y «Personal» / «Compartida». Cada tarjeta muestra los archivos indexados, las carpetas, la fecha de creación y el estado.
• Las de un agente: menú ⋮ del agente → «Colecciones», o la sección «Base de Conocimiento» en su editor. El agente que creó cada colección aparece marcado como «Propietario».

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Añadir conocimiento

Desde la base de conocimiento de un agente, en el bloque «Añadir fuentes», eliges el origen:

• «Subir archivos»: arrastra o selecciona documentos de tu equipo, hasta 20 archivos y 100 MB por subida.
• «SharePoint»: navegas por tus sitios y carpetas. Necesita Microsoft 365 conectado (Ajustes e integraciones).
• «Vincular colección existente»: reutilizas una colección de SharePoint que ya usa otro de tus agentes.

En la página «Colecciones», el botón «Nueva colección» aparece cuando todavía no tienes ninguna, y te pide elegir el agente propietario. Puedes añadir una descripción de hasta 300 caracteres; si la dejas vacía, Flock la genera.

Formatos admitidos y tamaño máximo por archivo:

Si estás en la prueba gratuita, puedes tener hasta 30 documentos en total.

Qué pasa al subir un documento

Subir no es copiar: Flock prepara el documento para poder buscar dentro, y verás el progreso como «Vectorizando x/y».

1. Guarda el archivo y comprueba que su contenido corresponde a su tipo; cambiar la extensión no sirve para colarlo.
2. Extrae el texto y lo divide en fragmentos.
3. Describe las imágenes del documento, para que su contenido también se pueda consultar. Para esto necesita un proveedor de análisis de imágenes (Ajustes e integraciones).
4. Lo indexa. Desde ese momento el agente puede consultarlo.

Los acentos, los espacios y los caracteres especiales del nombre del archivo se sustituyen por guiones bajos: «Nómina Q1.pdf» se guarda como «N_mina_Q1.pdf». El contenido no cambia.

Estados de colecciones y documentos

En la tarjeta de una colección:

• «n archivos», en verde: lista para usar.
• «Sincronizando…»: trayendo cambios de SharePoint.
• «Vectorizando x/y»: procesando documentos. Si alguno falla, verás «· 1 error» o «· N errores».
• «Sin carpetas vinculadas», en ámbar: la colección se quedó sin carpeta de origen.

Dentro de una colección, el panel «Archivos indexados» tiene buscador y filtro por estado. Cada documento puede estar:

• «Vectorizado»: listo. «Procesando»: en curso.
• «Indexado a medias»: indexado, pero alguna imagen no se pudo describir. El aviso te dice cuántas y por qué, y puedes reintentar.
• «Error»: no se pudo procesar. Tienes «Reintentar».
• «Pendiente»: el archivo ya no está en SharePoint y está pendiente de borrarse. Puedes «Restaurar» o «Confirmar eliminación».

En las colecciones de archivos subidos puedes quitar un documento con «Eliminar archivo»; no se puede deshacer.

Mantener SharePoint al día

La sincronización con SharePoint se lanza a mano con «Sincronizar»:

• Un archivo que cambia en SharePoint se vuelve a procesar y sustituye a la versión anterior.
• Un archivo que se borra en SharePoint deja de usarse en las respuestas tras sincronizar.
• Cada carpeta sincroniza sus archivos directos, no sus subcarpetas. Si quieres una subcarpeta, añádela también.
• Si la carpeta se mueve o el vínculo se rompe, verás un aviso con «Mantener» y «Desvincular».

La tarjeta te dice cómo está la conexión: «Al día · sincronización correcta» o «Sincronización degradada».

Límites de SharePoint: hasta 10 carpetas por sincronización, 30 carpetas por agente y 500 MB por sincronización.

Vincular, desvincular y borrar

Solo el propietario puede borrar una colección, y Flock te avisa antes de qué agentes la usan. Si borras un agente, sus colecciones de SharePoint siguen en «Colecciones»; los archivos que subiste directamente a él se borran con el agente.

Para que el agente use un documento

Repasa estas cuatro cosas, en este orden:

1. Que el documento esté «Vectorizado» y no en error.
2. Que la colección esté vinculada al agente al que preguntas.
3. Que el agente tenga activada la capacidad de consultar su conocimiento.
4. Que el archivo tenga texto de verdad.

Si se cumplen y aun así no encuentra algo, pregunta con los términos que usa el propio documento: la búsqueda trabaja sobre su contenido real.

Problemas frecuentes