El agente de un asunto, paso a paso

Para un asunto con mucha documentación, o que vas a trabajar durante semanas, conviene crear un agente solo para él. Se lee el expediente una vez y lo tiene a mano en cualquier conversación, hoy y dentro de un mes. Si dudas entre esto y adjuntar los documentos en el chat, mira Trabajar un expediente con muchos documentos.

1. Créalo y dile para qué es

En la barra lateral, en «Agentes», pulsa «+». Se abre el constructor en la pestaña «Construir con IA». Descríbele el agente con tus palabras, por ejemplo:

El constructor te irá preguntando por el objetivo y por lo que debe evitar. Si el asunto tiene particularidades (bienes a nombre de los socios, varias sociedades, un cliente con varios procedimientos), cuéntaselas: con ellas afina las instrucciones.

Dale un nombre que identifique el asunto sin datos del cliente, por ejemplo vuestra referencia interna. El nombre del agente se ve en la barra lateral, también cuando compartes pantalla.

2. Publícalo

El nombre, las instrucciones y las herramientas que defines en el constructor se quedan en borrador hasta que pulsas «Publicar agente», arriba. Publícalo antes de empezar a usarlo. Si más adelante cambias algo, vuelve a publicar (Tus agentes).

3. Dale el expediente

En la pestaña «Configurar», abre «Base de Conocimiento» y, en «Añadir», elige:

• «Subir archivos»: hasta 20 archivos y 100 MB por subida (un PDF puede pesar hasta 50 MB y un Word, 15 MB). Repite las veces que haga falta. Selecciona los archivos en la ventana o arrastra los archivos sueltos. Si el expediente está organizado en subcarpetas, entra en cada una y sube sus archivos.
• «SharePoint», si el expediente está en las carpetas del despacho en Microsoft 365. Cada carpeta sincroniza solo sus archivos directos, no sus subcarpetas: marca también las subcarpetas que necesites (hasta 10 por sincronización). Cómo mantenerla al día, en Tus documentos.

Los documentos entran en el agente en cuanto los subes, sin esperar a que publiques.

4. Espera a que los haya leído

Mientras Flock prepara los documentos verás «Vectorizando x/y»: está leyéndolos y preparándolos para poder buscar en ellos. Con un expediente grande puede tardar un buen rato. Cuando termina, cada documento aparece como «Vectorizado».

Pregunta cuando estén todos. Si preguntas antes, el agente solo encuentra lo que ya ha leído y no sabe que falta el resto.

Si alguno sale con «Error», pulsa «Reintentar». Un PDF escaneado sin texto se sube sin error, pero el agente apenas puede leerlo.

5. Úsalo

• Para preguntar por el expediente, abre su chat: desde «Agentes», en la barra lateral, o desde su menú ⋮, «Iniciar un chat». Contesta él, con sus documentos.
• Para el trabajo de equipo (analizar con los especialistas, buscar jurisprudencia, redactar), usa «Nuevo chat» y pide un plan de trabajo en el que uno de los pasos consulte al agente del asunto (¿Pregunto en el chat general o al agente?).
• Pon nombre a las conversaciones del asunto con su referencia: en el menú ⋮ de cada conversación, «Renombrar». El buscador («Buscar» o Cmd + K) encuentra las conversaciones por el título y por el texto.

6. Cuando cierres el asunto

Archiva el agente: deja de aparecer en tu barra lateral y conserva su conocimiento por si tienes que volver. Si lo borras, se borran también los archivos que le subiste.