Trabajar un expediente con muchos documentos

Un asunto real rara vez cabe en un documento: la demanda, la contestación, la prueba, las resoluciones, los correos del cliente. Para que un agente trabaje con todo eso tienes dos caminos. Puedes adjuntarlo en el chat, de cinco en cinco, o crear un agente para el asunto y darle el expediente para que lo tenga siempre a mano.

Cuál te conviene

La diferencia de fondo es dónde viven los documentos. Lo que adjuntas en el chat vive en esa conversación: lo puedes seguir consultando en ella, pero un chat nuevo no lo ve y se borra si borras el hilo. Lo que das a un agente forma parte de su conocimiento: lo consulta en cualquier conversación, hoy y dentro de un mes, hasta que lo quites.

En el chat, de cinco en cinco

1. Abre «Nuevo chat». Si no eliges agente, Flock decidirá quién contesta según lo que pidas; si prefieres que trabaje uno concreto, por ejemplo el Analista de Casos, abre el chat desde ese agente.
2. Pulsa el botón «+» junto al campo de texto («Adjuntar archivos (máx. 5)») o arrastra los archivos sobre él. Caben 5 archivos por mensaje y 100 MB entre todos.
3. Envía el primer lote con una indicación breve, por ejemplo: «Te paso el expediente del asunto en tres partes. Esta es la 1 de 3; confírmame solo que la has recibido».
4. Espera a que las miniaturas dejen de mostrar «Procesando…» y envía el siguiente lote en la misma conversación.
5. Cuando esté todo, haz la pregunta o el encargo: «Con toda la documentación, resume los hechos en orden cronológico y señala qué falta por acreditar».

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Con un agente del asunto

Creas un agente solo para el asunto, le das el expediente una vez (subiendo los archivos de veinte en veinte o conectando su carpeta de SharePoint) y lo consultas en cualquier conversación. Los pasos, lo que conviene decirle al crearlo y cuándo está listo para preguntar están en El agente de un asunto, paso a paso.

Consultarlo con un especialista

Los especialistas de la plantilla (familia, mercantil, laboral, penal, administrativo) conocen el procedimiento y el vocabulario de su área, pero no ven el expediente salvo que se lo des. Tienes tres formas, de la más rápida a la más completa:

• Adjúntale lo esencial en el chat. Abre un chat con el especialista y adjunta los tres o cuatro documentos clave (la demanda, la resolución, el informe pericial). Sirve para una consulta concreta: «¿Qué recorrido tiene este recurso con la doctrina actual del Supremo?».
• Pásale el resumen del agente del asunto. Pide al agente del asunto un resumen de hechos, pretensiones y prueba, y llévalo al chat del especialista. Así el especialista razona sobre el asunto completo sin leer todo el expediente.
• Dale el mismo expediente. Si el expediente está en una carpeta compartida (SharePoint), dásela también al especialista con «Vincular colección existente». A partir de ahí puedes preguntarle sobre cualquier documento, como al agente del asunto.

Un plan de trabajo sobre el expediente

Cuando el encargo tiene varios pasos, pídelo entero y deja que Flock lo reparta. Por ejemplo:

Si lo escribes en «Nuevo chat», Flock se lo pasa directamente a su organizador (el Planner); si lo escribes en el chat del agente del asunto, ese agente te ofrece el botón «Crear plan de trabajo». En los dos casos, el organizador reparte el encargo en pasos: el agente del asunto trabaja sobre el expediente, el Buscador de Jurisprudencia localiza las sentencias, el Redactor Legal monta el escrito y el Abogado Adversario lo revisa. Si es un encargo que repites, guárdalo en «Planes» y la próxima vez pide que se use (Encargos en varios pasos). Cómo revisar el plan antes de confirmarlo, y cómo cambiar el orden de los pasos, en Un asunto que toca varias materias.

Un plan pone a trabajar a varios agentes y consume bastante más que una pregunta. Cada encargo queda registrado paso a paso en «Todas las ejecuciones», para que veas qué consultó y qué hizo cada agente antes de revisar el escrito (Un escrito con varios agentes).

Antes de subir

• Sube los documentos en texto siempre que puedas. Un PDF escaneado sin texto se sube sin error, pero el agente apenas puede leerlo.
• Un documento con cientos de imágenes puede tardar mucho o fallar aunque pese poco. Divídelo en partes.
• Cada usuario trabaja con sus propios agentes y documentos, que no ven los demás usuarios.